Сонгинохайрхан дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын даргын
2014 оны ...дугаар сарын ...-ны өдрийн ......
тоот тушаалын нэгдүгээр хавсралт

 

СОНГИНОХАЙРХАН ДҮҮРГИЙН ЗАСАГ ДАРГЫН ТАМГЫН 
ГАЗРЫН АРХИВЫН ЗААВАР

 

 

Нэг. НИЙТЛЭГ ҮНДЭСЛЭЛ

1.1. Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газар, дүүргийн Засаг даргын дэргэдэх болон харьяа байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримтыг архивт хүлээн авах, эмхлэн цэгцлэх, нягтлан шалгах, хадгалж хамгаалах, ашиглуулах, төрийн архивт шилжүүлэх, тоо бүртгэл хөтлөхөд архивын тухай хууль тогтоомж, энэхүү зааврыг дагаж мөрдөнө.

1.2. Дүүргийн Засаг дарга, тамгын газар нь дэргэдэх болон харьяа байгууллагуудын архивын баримтыг хүлээн авах хадгалж хамгаалах, зориулалтын дагуу ашиглуулах, бичиг хэргийн ажлын заавар баримт бичгийн стандартыг мөрдүүлэх үүрэг бүхий төрийн архивын хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивтай байна.

1.3. Байгууллагын удирдлага нь архивыг мэргэжлийн боловсон хүчин зориулалтын өрөө тасалгаа, тоног төхөөрөмж техник хэрэгсэл болон архивын холбогдолтой ном, сэтгүүл, гарын авлага, түүнчлэн албан ажлын хэрэгцээнд зайлшгүй шаардагдах төрөл бүрийн лавлах, толь бичиг,  хууль тогтоомж зэргээр хангана.

Хоёр. АРХИВЫН, ЭРХ ҮҮРЭГ

2.1. Архив нь дараах чиг үүрэгтэй байна.

2.1.1 Баримтыг холбогдох ажилтнаар хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу хэрэг бүрдүүлж архивт хүлээн авах:

2.1.2  Хувийн гаралтай баримтыг хүлээн авах.

2.1.3 Баримтыг нягтлан шалгаж, байнга, 70 жил, түр хадгалах болон устгах бичгийн түүвэр жагсаалт үйлдэх зэргээр ангилан төрөлжүүлэх, бүртгэл үйлдэх, тооллого хийх.

2.1.4 Архивын баримтын бүртгэл, дансыг байгууллагын болон Нийслэлийн Архивын газрын дэргэдэх нягтлан шалгах арга зүй комиссын хурлаар хэлэлцүүлэх:

2.1.5  Архивын баримтыг ашиглуулах, баримтын хуулбар лавлагаа олгох:

2.1.6  Архивын баримтаас хамгаалалтын ба ашиглалтын хувь хийх

2.1.7 Тус дүүргийн төрийн өмчит байгууллагуудын бичиг хэргийн хөтлөлт, архивын ажилд хяналт тавьж,  мэргэжил-арга зүйн туслалцаа үзүүлэх:

2.1.8   Архивын баримтыг судлах, сурталчлах, хэвлэн нийтлэх:

2.1.9 Архивын баримтыг тусгай төрлийн буюу цахимд буулгах улмаар электрон архивын хөмрөг бүрдүүлэх:

2.1.10   Архивын баримтын тоо бүртгэл хөтлөх:

2.1.11 Архивын баримтын тоо бүртгэл, эрдэм шинжилгээний лавлахыг боловсронгуй болгох, цахим мэдээлэлийн санд оруулах:

2.1.12 Байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны нэр төрлийн жагсаалт, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт зэрэг заавар журам, гарын авлага зөвлөмжийг боловсруулж мөрдүүлэх:

2.1.13 Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт, архивт баримт бичгээ хүлээлгэн өгөх хуваарь, энэхүү зааварт заасан хугацаанд архивт өгөгдөөгүй баримт бичгийн мэдээг ээлжит Баримт бичиг нягтлан шалгах комиссын хурлын эцэст болон шаардлагатай үед Засаг даргын Тамгын газрын удирдлага, хэлтэс албадад гаргаж өгөх:

2.1.14 Архивын баримтыг заасан хугацаанд төрийн архивт шилжүүлэх:

 

2.2 Архив нь дараах эрхтэй байна.

2.2.1 Засаг даргын Тамгын газар, дэргэдэх хэлтэс, албад, хороодын бичиг хэргийн хөтлөлт, архивын ажлыг шалгах:

2.2.2 Зохион байгуулалтын нэгж болон ажилтан нараас баримтаа архивт хугацаанд нь хүлээлгэн өгөхийг шаардах:

2.2.3 Архивын ажлын шаардлагатай мэдээ, судалгааг холбогдох байгууллага нэгж, ажилтан нараас гаргуулж авах:

2.2.4 Бичиг хэрэг, архивын ажлыг сайжруулах, боловсронгуй болгох талаар санал боловсруулж, шийдвэрлүүлэх

2.2.5 Архивын баримт бүрдүүлэлт, хадгалалт, ашиглалтад хариуцлагагүй хандсан этгээдэд зохих хууль, тогтоомжийн дагуу арга хэмжээ авахуулах, санал оруулах:

 

Гурав. АРХИВТ БАРИМТ БИЧИГ ХҮЛЭЭН АВАХ,

ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖ БҮРДҮҮЛЭХ.

 

3.1 Архивт баримт хүлээлгэн өгөхдөө тухайн оны 1 дүгээр улиралд багтаан архивын мэргэжилтэнд журмын дагуу хүлээлгэн өгнө.

3.1.1 Засаг даргын Тамгын газрын хэлтэс, албад тухайн онд хийж гүйцэтгэсэн ажил, үйлчилгээний талаарх мэдээллийг СD, DVD-ээр тусгай төрлийн баримт бүрдүүлж хүлээлгэн өгнө.

3.1.2 Архивч хүлээн авч буй баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгаламжийн нэгж, хуудас бүрээр шалгаж бүртгэлийн дагуу хүлээн авна.

3.1.3 Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг үндэслэн баримт шилжүүлэх зохион байгуулалтын нэгжийн нэр, байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн тоо, хүлээн авах он, сар, өдөр зэргийг тусгасан баримтыг хүлээн авна.

3.1.4 Архивт баримт дутуу хүлээн авсан тохиолдолд тэдгээрийг эрж сурвалжлах ажлыг зохион байгуулна.

3.2 Архивын баримтыг үдэж цэгцлэн хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх.

3.2.1 Архивт өгөх баримт нь 250 хүртэлх хуудастай, 4 см-ээс илүүгүй зузаантай байна. 250 хуудаснаас илүү гарвал хэд хэдэн боть болгох бөгөөд хуудсыг боть бүрээр нь тус тусад нь 1-ээс эхлэн дугаарлана.

3.2.2 Байнга болон удаан хугацаагаар хадгалах хадгаламжийн нэгж бүрийн эхэнд цагаан цаас дотоод товъёог хийн, төгсгөлд баталгааны хуудас хийж,үдэж хавтаслана.

3.2.3 Архивын баримтан дээр тодорхойлолт бичнэ. Тодорхойлолт нь байгууллагын нэр, зохион байгуулалтын нэгжийн нэр, хадгаламжийн нэгжийн гарчиг он цагийн хязгаар, хуудасны тоо хадгалах хугацаа гэсэн бүрдэлтэй байна.

3.2.4 Архивын баримт нь хадгалалт дараалал зэргийг хангахын тулд хадгаламжийн нэгжийн бүх хуудсыг харандаагаар хуудасны баруун дээд өнцөгт араб тоогоор дугаарлана /баталгааны хуудас болон дотоод товъёогноос бусад хуудас/

3.2.5  Баримтыг үдэхдээ хуудасны зүүн захаас 10-15 мм 3-4 цоолж зориулалтын картоноор хавтаслаж үднэ.

3.2.6 Баримтыг үдэж хавтаслахдаа баримтын хуудасны дараалал, байрлалыг шалгаж, үдээс хавчаарыг авна.

3.2.7 Баримтыг хотгор гүдгэргүй, тэгш жигд үднэ.

 

Дөрөв.  БАРИМТ БИЧИГ НЯГТЛАН ШАЛГАХ

4.1 Баримт бичиг нягтлан шалгах гэдэг нь архивын баримтыг  байгууллагын статус, үйл ажиллагааны онцлог, баримтын гарал үүсэл, эх сурвалж, он цаг, эрдэм шинжилгээ, лавлагаа, мэдээллийн ач холбогдлыг харгалзан нягтлан шалгаж архивт байнга, түр хадгалахаар ангилах, үнэлэх үйл ажиллагаа юм.

4.2 Баримтын ач холбогдлыг дараах үе шатанд нягтлан шалгана:

                    а/ Бичиг хэрэг хөтлөлтийн явцад хэрэг бүрдүүлэх үед;

                    б/ Хөтлөгдөж дууссан хэргийг архивт шилжүүлэх үед;

                    в/ Баримтыг эмхлэн цэгцэлж, данс бүртгэл үйлдэх үед;

                    г/ Баримтыг төрийн архивт шилжүүлэх үед.

4.3 Баримт бичиг нягтлан шалгах явцад архивын баримтаас  хосгүй үнэт, үнэт баримтыг илрүүлнэ.

        4.4 Хосгүй үнэт, үнэт баримтыг илрүүлэх үед хамгаалалтын болон ашиглалтын хувь  хуулбар хийх, тусгай тээгч буюу цахим тооцоолуурын санамжинд хадгалах, микрофильмд буулгах зэрэг ажлуудыг хамт хийнэ.

        4.5 Баримтыг нягтлан шалгахдаа Үндэсний архивын газраас боловсруулан гаргасан баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалт, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт болон нягтлан шалгах ажлын талаар холбогдох газраас гаргасан заавар, зөвлөмжийг удирдлага болгоно.

        4.6 Дүүргийн Засаг даргын захирамжаар томилогдсон Баримт бичиг нягтлан шалгах комисс нь дараах үүргийг гүйцэтгэнэ.

а/ Архивын байнга, түр хадгалах баримтын данс, бүртгэл болон устгах бичгийн түүвэр жагсаалтыг хянан хэлэлцэх;

                    б/ Гал  усны болон бусад аюулын улмаас үрэгдсэн, сэргээн засварлах боломжгүй болсон баримтыг шалгаж, комиссын хурлаар хэлэлцэх, акт тогтоон Тамгын газрын даргаар батлуулж, тоо бүртгэлийн баримт бичгээс хасах;

в/ Хувийн гаралтай баримтыг байгууллагын архивт хүлээн авах асуудлыг хэлэлцэж шийдвэрлэх, гэрээ хийх;

г/ Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын төслийг хянан хэлэлцэх;

д/ Хосгүй үнэт, үнэт баримт илрүүлэх, тэдгээрт хамгаалалтын ба ашиглалтын хувь хийх  ажлыг зохион байгуулах;

е/ Устгах бичгийг комиссын хяналтын дор устгах;

            4.7 Нягтлан шалгах комисс нь асуудлыг олонхийн саналаар шийдвэрлэж хурлын тэмдэглэл хөтөлнө. Комиссын хурлаар хянан хэлэлцсэн байнга, түр хадгалах баримтын данс, бүртгэл, устгах бичгийн түүвэр жагсаалт нь нийслэлийн Архивын газрын дэргэдэх нягтлан шалгах арга зүйн комиссын хурлаар батлагдсаны дараа хүчин төгөлдөр болно.

 

Тав. ТОО БҮРТГЭЛ ХӨТЛӨХ,

ЭРДЭМ ШИНЖИЛГЭЭНИЙ ЛАВЛАХ

 

5.1 Архивын баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт хамгаалалт, ашиглалтын үйл ажиллагааг зохицуулах, хяналт тавих зорилгоор архивын бүх баримт /хамгаалалтын болон ашиглалтын хувь хамрагдана/-д тоо бүртгэл хөтөлнө.

5.2. Архивын баримт нь хуудасны тоо, хадгаламжийн нэгж /тусгай тээгч байж болно/  гэсэн нэгж  хэмжигдэхүүнээр илэрхийлэгдэх бөгөөд баримтын тоо бүртгэл нь хадгаламжийн нэгжийн баталгаа, дотоод товьёог, хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл,  түүхчилсэн лавлах, цахим тооцоолуурын эрэл хайлтын программ, сэдвийн ангиллын программ зэрэг бусад тоо бүртгэлээс бүрдэнэ.

            5.3 Архив нь хэлтэс, албад, ажилтнуудаас хүлээн авсан хэргийг нягтлан шалгаж /хавсралт 1/ архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэл хөтөлж байнга хадгалах хэрэгт  хадгаламжийн нэгжийн нүүр хуудас /хавсралт 2/ баталгаа /хавсралт 3/  бичиж, зохих стандартын дагуу үдэж хавтаслан байнга хадгалах баримтын бүртгэл /хавсралт 4/, түр хадгалах баримтын бүртгэл /хавсралт 5/ үйлдэнэ.

            5.4 Хадгаламжийн нэгжийн нүүр хуудсанд баримтын утга агуулгыг бүрэн илэрхийлж чадахуйц гарчиг бичнэ.

            5.5 Шаардлагатай бол хадгаламжийн нэгжийн гарчигт баримт бичгийн эх, хуулбарын аль нь болох, ямар хэлээр бичигдсэнийг тодруулж  бичнэ.

            5.6 Хадгаламжийн нэгж дэх онцгойлон үзвэл зохих баримтад нэмэлт гарчиг бичнэ.

            5.7 Хэрэв хадгаламжийн нэгж дэх хуудасны дугаар давхардсан буюу алгассан бол энэ тухай баталгаа хуудсанд тэмдэглэл хийнэ.

            5.8 Архив нь хадгалах хугацаа дууссан устгах  бичгийн түүвэр жагсаалт /хавсралт 6/ , төрийн архивт шилжүүлэх баримт бичгийн данс тус тус үйлдэнэ.

            5.9 Цахим тооцоолуурын эрэл хайлтын программыг зохиох, өөрчлөх, боловсронгуй болгох тохиолдолд данс бүртгэлийн дугаар, хадгаламжийн нэгжийн дугаар, хуудасны дугаарыг нэгж хэмжигдэхүүн болгон ашиглана.

            5.10 Байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн данс, бүртгэлийг оноор зааглан бүртгэж, бүртгэлийн эцэст дүнг тоо буюу үсгээр бичнэ. Хэрэв хадгаламжийн нэгжийн дугаар давхардсан буюу алгассан бол энэ тухай бичнэ. Данс, бүртгэл бүр бие даасан дугаартай байна.

            5.11 Архивын баримтын тооллогыг 4 жилд 1 удаа хийж, тооллогын хуудас дүнг тэмдэглэнэ.

            5.13 Архив нь хөмрөгтөө хадгалагдаж буй баримтын эрэлт хайлтыг хялбар болгох зорилгоор баримт бичиг эрдэм шинжилгээний лавлахтай байна.

            5.13.1 Баримт бичгийн нь нүүр хуудас, байгууллагын нэрийн өөрчлөлт, дансны гарчиг, өмнөх үг, товчилсон үгийн жагсаалт, хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл, хадгаламжийн нэгжийн дүн тоо, ашигласан номын жагсаалт, баталгаа зэрэг бүрдэлтэй байна.

            5.13.2 Түүхчилсэн лавлах нь хөмрөг үүсгэгч /байгууллага/-ийн болон архивын баримтын түүхээс бүрдэнэ.

            Хөмрөг үүсгэгчийн түүхийг дараах агуулга сэдвийн хүрээнд зохион бичнэ:

            а/ хөмрөг үүсгэгчийг анх байгуулсан эрх зүйн акт, огноо, улс орны хөгжлийн онцлог, шаардлага:

            б/ хөмрөг үүсгэгчийн эрх, үүрэг, зохион байгуулалтын бүтэц өөрчлөлт;

            в/ үйл ажиллагааны үндсэн чиглэл ач холбогдол;

            г/ хөмрөг үүсгэгчийг өөрчлөгдсөн шалтгаан, түүний үйл ажиллагааг үргэлжлүүлж байгаа байгууллага, түүний албан ёсны нэр;

            Архивын баримтын түүхийг дараах агуулга, сэдвийн хүрээнд зохион бичнэ.

            а/ албан хэрэг хөтлөлтийн хэлбэр түүнд гарсан өөрчлөлт;

            б/ архивт хадгалагдаж буй баримтын бүрэлдэхүүн, агуулга, оны хязгаар, хадгаламжийн нэгжийн тоо, эмхлэн цэгцэлсэн арга хэлбэр, онцлог, нөхөн бүрдүүлэх талаар зохиосон ажил, үр дүн;

            в/ устгасан баримтын тоо хэмжээ, түүний гол агуулга, зохих шатны нягтлан шалгах комиссын шийдвэр, тэмдэглэлийн дугаар, огноо;

            г/ архивын хадгалалтын нөхцөл, үрэгдэж үгүй болсон баримтын тоо хэмжээ, он цагийн хязгаар, сэргээн засварлах боломжгүй баримт, тэдгээрийн тухай акт;

            д/ архивын тоо бүртгэлийн хөтлөлт, эрдэм шинжилгээний лавлах, түүний бүрэлдэхүүн, үйлдсэн арга;

            е/ хосгүй үнэт, үнэт  баримтын жагсаалт, түүний хамгаалалтын хуулбар, хадгалж буй нөхцөл;

            ж/ баримтад хийсэн тооллогын дүн, арга хэлбэр, тооллогын мөрөөр зохиосон ажил;

            з/ төрийн архив бусад байгууллагын архивт шилжүүлсэн баримтын тоо хэмжээ;

            и/ баримтыг зохиол бүтээл, үзэсгэлэн болон хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд ашигласан байдал.

            5.14 Түүхчилсэн лавлахад байгууллагын бүтэц, зохион байгуулалт, эрх үүрэгт өөрчлөлт орсон тухай бүр баяжилт хийнэ.

            5.15 Архивын тоо бүртгэл, эрдэм шинжилгээний лавлах, цахим тооцоолуурын программыг байгууллагын дотоод сүлжээнд оруулж, ашиглуулах нөхцөлийг хангана.

            5.16 Архивын тоо бүртгэлд өөрчлөлт хийх, боловсронгуй болгох ажлыг архивын ажилтан хийнэ.

 

Зургаа. БАРИМТЫН ХАДГАЛАЛТ

            6.1. Архив нь баримтын тоо хэмжээ, мэдээлэл тээгчийн төрөл ашиглалтаас шалтгаалан архивын зориулалтын хадгаламжийн сан, өрөө, тасалгаа, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэлээр хангагдсан байна. Кино, гэрэл зураг,дуу авиа дүрс бичлэг микрофильм, тусгай тээгчийг архивын хадгаламжийн сан дотор хадгалалтын нөхцөл, горим, шаардлага хангасан тусгай зориулалтын сав шүүгээнд хадгална. Хосгүй үнэт баримтыг зориулалтын нягтруулсан шүүгээнд хадгална.

            6.2 Архивын хадгаламжийн сан нь дараах шаардлагыг хангасан хадгаламжийн сан нь дараах шаардлагыг хангасан байна

            а/ гал, усны болон бусад аюулаас бүрэн хамгаалагдсан байх;

            б/ байрны дулаан +14+16 С0 хэм, чийглэг 50-55 хувь, бүдэг гэрэлтэй байна,;               

            в/ цонх, хаалгыг сараалж төмрөөр бэхэлсэн байх;

            г/ цахилгаан болон дулааны шугам сүлжээ найдвартай байх;

            6.3. Архивын хадгаламжийн санд таазнаас 20-30 см зайтай зориулалтын тавиур байрлуулна. Тавиурын хоорондох зай 75 см, түүний тавцангийн хоорондох зай 40 см-ээс багагүй байх ба гол гарцын зай 120 см байна.

            Тавиурыг хаалганы зүүн гар талаас эхлэн дугаарлаж, тэдгээрийн тавцанг дээрээс доош дугаарлана.

            6.4.Тавиурын дугаарыг ашиглан хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуур /хавсралт 7/ -ыг тавиур бүрт хийнэ. Тавиурын байдлаас хамаарч заагуурыг өөр байдлаар хийж болно.

            6.5. Тавиурт байрлуулсан баримтад данс, он, сэдэв зэргийг тэмдэглэсэн зааглагч хийж ил байрлуулна.

            6.6. Тоос шороо үүсэх, хортон шавьж бий болох, үржих, баримт муудаж өгөрших, хөгцрөхөөс сэргийлж цэвэрлэгээ, устгал, үйлчилгээ тогтмол хийнэ.

            6.7. Баримт бичгийг гэрлийн нөлөөнөөс хамгаалахын тулд хавтас, хайрцагт хийх, цонхыг гэрэл бууруулах шилээр шиллэх буюу бараан өнгөтэй  хөшиг татна.

            6.8. Хадгаламжийн санд 25-40 вт-ын ердийн чийдэн тавих ба баримт бичгийн тавиураас 50 см-ээс багагүй зайд байрлуулна.

            6.9. Хадгаламжийн санд чийг, дулааны хянах хэмжүүрүүдийг салхивч, халаалтын системээс зайтай байрлуулна.

            6.10. Хадгаламжийн санг хамгаалалтын болон галын дохиоллын хэрэгслээр тоноглож, бүх цахилгаан  хэрэгслийг газардуулгатай тавина.

            6.11. Хадгаламжийн санд нүүрс хүчлийн хийн гал унтраагуурыг шалны талбайн 50 м2 тутамд 1-2 ширхэг, гал унтраах бусад багаж хэрэгслийг ашиглахад бэлэн  байлгана.

            6.12. Тасалгааны зориулалтын агааржуулагч, чийглүүлэгч зэрэг техник хэрэгсэл болон механик аргуудыг хэрэглэн, /чийгтэй цэвэрлэгээ тогтмол хийх, устай сав тавих/ хадгаламжийн сангийн чийгийг шаардлагатай хэмжээнд байлгана.

            6.13. Хадгаламжийн сан, архивын өрөө, тасалгааны  түлхүүрийн нэг хувийг лацадсан саванд хийж, өрөөний дугаар хаяг бичиж, Засаг даргын Тамгын газрын жижүүрт хадгалуулна.

            6.14. Хадгаламжийн сан, архивын өрөө, тасалгаанд тамхи татах, халаагуур, ус буцалгагч зэрэг цахилгаан хэрэгсэл ажиллуулах, хоол хүнс, эд хогшил хадгалахыг хориглоно.

            6.15. Архивын баримтыг төрийн архивт шилжүүлэх болон бусад тохиолдолд тээвэрлэхэд чингэлэг бүхий машинаар цаг агаар /бороо, цас, салхигүй/-ын таатай нөхцөлд  тээвэрлэнэ. 

 

ДОЛОО. АРХИВЫН БАРИМТ АШИГЛУУЛАХ ЖУРАМ

 

7.1 Сонгинохайрхан дүүргийн архив нь Архивын тухай хуульд заасны дагуу архивын үйл ажиллагаа олон нийтэд нээлттэй байх зарчмын үүднээс дараахь үүрэг хүлээнэ.

7.1.1 Байгууллагын удирдлага зохион байгуулалтын нэгж, харьяа байгууллага болон хороодыг архивын мэдээллээр хангах

7.1.2 Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын лавлагаа олгох

7.1.3 Баримтын ашиглалтанд бүртгэл хөтлөх

7.1.4 Соёл гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримт бэлтгэх

7.2 Үйлчилгээ үзүүлж байгаа архивын эрх:

7.2.1 Архив нь өөрийн үндсэн үүргээ хэрэгжүүлэхийн тулд дараах эрх эдэлнэ.

7.2.2 Хөтлөгдөж дууссан хэргийг эмхлэн цэгцэлж, цаг хугацаанд нь архивт шилжүүлэхийг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнаас шаардах.

7.2.3 Архивын ажилд зайлшгүй шаардагдах бүртгэл, жагсаалт зэргийг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнуудаас гаргуулж авах. 

7.2.4 Архивын хууль тогтоомж зөрчсөн үйл ажиллагааны талаар архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын албанд мэдэгдэх:

7.3 Сонгинохайрхан дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын албан хэрэгцээнд баримт түр олгох.

7.3.1 Байгууллагын албан хаагчидад архивын баримтыг 30 хүртэлх хоногийн хугацаагаар түр ашиглуулахаар олгоно.

7.3.2 Түр ашиглуулахаар олгож буй хадгаламжийн нэгж бүрийг түр баримтын бүртгэл буюу байгууллагын архивын зааврын хавсралтанд тэмдэглэнэ. /хавсралт 8/

7.3.3 Байгууллагын архивын зааврын хавсралтын дагуу гарын үсгээ зурж баталгаажуулна.

7.3.4 Байгууллагын албан хаагч архивын баримт ашиглаж байх хугацаандаа баримтын бүрэн байдлыг хангах хариуцах талаар дараах үүрэг хүлээнэ.

7.3.5 Ашиглаж буй баримт дээр зурах, тэмдэглэгээ хийх, хуудас, хавтсыг нугалах, салгаж авах, ашиглаж буй баримтаа ил задгай орхих, хамгаалалт муу шүүгээ саванд хадгалах, гадуур гаргаж ашиглахыг хориглоно.

7.3.6 Архивын баримтыг алдаж, үрэгдүүлсэн тохиолдолд хууль тогтоомжинд заасан хариуцлага хүлээлгэнэ.

Архивч нь архивын баримтыг буцааж авахдаа түүний бүрэн бүтэн байдлыг нарийвчлан шалгаж, архиваас түр олгосон баримтын бүртгэлд тэмдэглэнэ.

7.4 Байгууллага иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын лавлагаа олгох.

7.4.1 Байгуулага, иргэд архиваас баримт хүссэн зорилгоо тодорхой дурдсан албан бичгээ дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын бичиг хэрэгт гаргана. Энэ хүсэлтийн дагуу ажлын 14 хоногт багтаан Захиргаа, хуулийн хэлтсийн даргын гарын үсэгтэй хуулбар үнэн тэмдэгээр баталгаажуулан лавлагааг гаргаж өгнө.

7.4.2 Архиваас хүссэн баримт байхгүй тохиолдолд албан ёсоор /албан бичгээр/ байгууллага, хувь хүмүүст хариу мэдэгдэнэ.

7.4.3 Архивын лавлагааны үнэн зөвийг архивын мэргэжилтэн хариуцна.

7.4.4 Иргэний хувийн мэдээлэл бүхий архивын баримтыг /тухайлбал, ажилласан хугацааны тодорхойлолт, цалин, хөлстэй холбогдсон лавлагаа/ тухайн иргэнд эсхүл хууль ёсны төлөөлөгчид нь архивын мэргэжилтэн гаргаж өгнө бусад тохиолдолд 7.4.1-д заасныг баримтлан олгоно.

7.6. Архивын баримтаар эмхтгэл бэлтгэх, үзэсгэлэн зохион байгуулах.

7.6.1 Архивын баримтаар эмхэтгэл бэлтгэх, хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр сурталчлах, бусад сонирхогч байгууллагуудтай хамтран үзэсгэлэн гаргах асуудлыг Засаг даргын Тамгын газрын даргын зөвшөөрлөөр шийднэ.

8.1. Бусад зүйл

8.1.1 Нутгийн захиргааны байгууллагуудын албан хаагч ажил хүлээлцэхэд нийслэлийн Засаг даргын 2015 оны 7 дугаар сарын 29-ний өдрийн А/633 дугаар захирамжийн хавсралт “Нийлэлийн нутгийн захиргааны байгууллагын албан хаагчийн ажил хүлээлцэх журам”-ыг баримтална.

 

Хавсралт № 1

 

ДОТООД ТОВЬЁОГ

 

ХН №

 

Баримтын огноо

Баримтын гарчиг

Хуудасны дугаар

Тэмдэглэл

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бүгд   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . баримт бичиг бүртгэв.

                    / тоо үсгээр /

 

Товьёог үйлдсэн   . . . . . . . . . . . . .          . . . . . . . . . . . . .        . . . . . . . . . . . . . .

                                  /албан тушаал/                / гарын үсэг/            /гарын үсгийн тайлал/

 

Хавсралт № 2 

 

НИЙСЛЭЛИЙН АРХИВЫН ГАЗАР

                                                           

Х            N    . . . . . . . . . . . . . . . . .                                              . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

Д            N    . . . . . . . . . . . . . . . . .                                               . . . . . . . . . . . . . .  . . . .

                                                                                                                /Зохион байгуулалтын

H            N    . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                   нэгжийн нэр/

 

 

 

 

 

 

ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИЙН ГАРЧИГ

 

            / нэмэлт, гарчиг, онцлог /

 

                                                                                                Эхэлсэн огноо  . . . . . . . . . . . . .

Дууссан огноо  . . . . . . . . . . . . .

Хуудасны тоо   . . . . . . . . . . . . .

Хадгалах хугацааны жагсаал  тын зүйлийн дугаар, жил . . . . . . . . . . . . . . . .

 Хавсралт   № 3

 

БАТАЛГААНЫ ХУУДАС

 

Энэ хадгаламжийн нэгжид______________________хуудас + дотоод товъёогны

                                                               /тоо үсгээр/

 

________________________хуудас бүгд_________________________________

                 /тоо үсгээр/                                                          /тоо үсгээр/

 

Алгассан дугаар: _______________________________________________

Давхардсан дугаар_______________________________________________

А3, А2 хэмжээтэй хуудасны дугаар__________________________________

Гэмтэлтэй, салбэн засагдсан хуудасны дугаар________________________

Баталгаа бичсэн:    . . . . . . . . . . . .              . . . . . . . . . . . .        . . . . . . . . . . . . . .

                                     / албан тушаал/             /гарын үсэг/         /гарын үсгийн тайлал/

 

Огноо   . . . . . . . . . . . . . . . .

 

                    Хавсралт № 4

Нийслэлийн Архивын Газрын                                    Зөвшөөрөв :  . . . . . . . . . . . .

дэргэдэх ББНШАЗК-ын                                                  /байгууллагын нэр, даргын      

. . . . .    оны  . . . сарын . .  өдрийн                                 гарын үсэг, тайлал/

хурлаар батлав.

Протокол №  . . . . .                                                   Огноо  . . . . . . . . .

 

 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

                                                  /   байгууллагын нэр /

 

БАЙНГА ХАДГАЛАХ ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИЙН

БҮРТГЭЛ

. . . . . . . . . . . . . . .  . . . .

/ оны хязгаар /

 

Үйлдсэн огноо                                                                  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .                                    Х№                                 / оршин буй төвийн нэр /

Индекс

Хадгаламжийн нэгжийн гарчиг

Эхэлсэн, дууссан огноо

Хуудасны тоо

Тэмдэглэл

 

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Энэ бүртгэлд . . . . . . . . – ээс . . . . . . .  дугаар бүхий . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                                                                        / тоо үсгээр /

хадгаламжийн нэгжийг бүртгэв. Үүнд: ХН-ийн давхар дугаар  . . . . . . . . . . .

алгассан дугаар  . . . . . .  бий.

Бүртгэл үйлдсэн           . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал /

Байгууллагын

ББНШК-ын дарга         . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал /

Нарийн бичгийн дарга    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал /

Гишүүдийн нэр, тайлал:    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                       

        Хэмжээ А 4 / 210 х 297 /

 

                                                                                            Хавсралт № 5

 

Нийслэлийн Архивын Газрын                                      Зөвшөөрөв:  . . . . . . . . . . .

дэргэдэх ББНШАЗК-ын                                                 / байгууллагын нэр, даргын

. . . . . . .  оны  . . . .  сарын  . .                                           гарын үсэг, тайлал /

өдрийн хурлаар батлав.

Протокол №  . . . . .                                                     Огноо . . . . . . . . .

 

 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

/ байгууллагын нэр /

 

ТҮР ХАДГАЛАХ ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИЙН

БҮРТГЭЛ

 

. . . . . . . . . . . . . . . . .

/ оны хязгаар /

 

Үйлдсэн огноо                                 Б№                                    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                                                                         / оршин буй төвийн нэр /

 

Индекс

Хадгаламжийн нэгжийн гарчиг

Эхэлсэн, дууссан огноо

Хуудасны тоо

Архивт хадгалах хугацааны зүйлийн дугаар, жил

Тайлбар

 

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Энэ бүртгэлд . . . . .  –ээс . . . . .  дугаар бүхий . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                                                             /тоо үсгээр/

хадгаламжийн нэгжийг бүртгэв. Үүнд: ХН-ийн давхар дугаар . . . . . . . . . . .

алгассан дугаар  . . . . .  бий.

Бүртгэл үйлдсэн                . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        /албан тушаал, гарын үсэг, тайлал/

Байгууллагын

ББНШК-ын дарга           . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал/

Нарийн бичгийн дарга   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал/

Гишүүдийн нэр, тайлал:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                               . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

 

Хэмжээ А 4 /210 х 297/

Хавсралт № 6

 

Нийслэлийн Архивын Газрын                                                     Зөвшөөрөв.

дэргэдэх ББНШАЗК-ын

. . . оны . . –р сарын . . –ны                                                           / байгууллагын нэр,

хурлаар хянаж батлав.                                                                Даргын гарын үсэг, тайлал/

                                                                                                        Огноо    . . . . . . . . . . . .

                                             . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        /байгууллагын нэр/

 

АРХИВЫН УСТГАХ БИЧГИЙН ТҮҮВЭР ЖАГСААЛТ

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

/Оны хязгаар/

 

/Үйлдсэн огноо/                                                                         /Оршин буй төвийн нэр/

 

Засаг даргын Тамгын газрын даргын . . . оны   . . –р сарын . . –ны өдрийн . . –р тушаалаар байгуулагдсан ББНШК уг байгууллагын баримт бичиг эрдэм шинжилгээ техник боловсруулалт хийх явцад түүх, эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл, лавлагааны ач холбогдолгүй гэж үнэлсэн, хадгалах хугацаа дууссан устгах бичгийг түүвэр жагсаалтад оруулав. Үүнд:

 

Устгах бичгийн оны хязгаар

Устгах  бичгийн

агуулга

Хэмжээ

кг-аар

Хадгалах хугацааны жагсаалтын дугаар, хугацаа

 

Тайлбар

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Энэхүү жагсаалтад  . . . . кг бичиг бүртгэв.

Түүвэр жагсаалт үйлдсэн :            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                            / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал /

Байгууллагын

ББНШК-ын дарга         . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал /

Нарийн бичгийн дарга    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                        / албан тушаал, гарын үсэг, тайлал /

Гишүүдийн нэр, тайлал:    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

                                                 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Хавсралт № 7

 

СОНГИНОХАЙРХАН ДҮҮРГИЙН ЗАСАГ ДАРГЫН

ТАМГЫН ГАЗРЫН АРХИВ

ТАВИУРЫН ЗААГУУР

 

Тавиурын дугаар №

Шүүгээний дугаар

Тавцангийн дугаар

Хөмрөгийн дугаар

Дансны дугаар

ХН-ийн эхний ба сүүлчийн дугаар

Баримт бичгийн оны хязгаар

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                               

Хэмжээ А 4 / 210 х 297 /

Хавсралт №  8

                                                                                           

АРХИВААС ТҮР ОЛГОСОН БАРИМТЫН

БҮРТГЭЛ № . . . . . .

 

Овог нэр албан тушаал

Баримт бичгийн товч агуулга, нэр ХН №

Олгосон он, сар, өдөр

Ашиглаг

чийн гарын үсэг

Буцааж авсан он, сар, өдөр

Хүлээж авсан хүний гарын үсэг

Тусгай тэмдэг

лэл

 

 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

Дүүргийн статистик мэдээлэл

Хүн амын тоо
342,112
Эрэгтэй
168,996
Эмэгтэй
173,116
Өрхийн тоо
90,231
Хүн амын нягтаршил
3хүн/га
Аж ахуйн нэгж байгууллага
25,865
Авто машины тоо
79,991
Малын тоо
83,687
Өрхийн ам бүлийн тоо
4.0
Төрөлт
6290

Төрийн үйлчилгээ - Иргэн танд