СО

СОНГИНОХАЙРХАН ДҮҮРГИЙН ДОТООД АУДИТЫН АЛБАНЫ АРХИВЫН ДҮРЭМ 

Нэг. Нийтлэг үндэслэл

1.1 Энэхүү дүрэм нь байгууллагын архивын баримтын нэгдсэн санг үүсгэн, байнгын нөхөн бүрдүүлэлт хийж, баримт материалыг нягтлан шалгах, тоо бүртгэл хөтлөх, хадгалалт хамгаалалтын горимыг тогтоох, мэдээлэл лавлагааны зорилгоор ашиглуулах харилцааг зохицуулна.

1.2 Байгууллагын архив нь үйл ажиллагаандаа Архивын тухай хууль, Төрийн албан ёсны хэлний тухай хууль, Төрийн нууцын тухай хууль, Байгууллагын нууцын тухай хууль, Хувь хүний нууцын тухай хууль тэдгээрт нийцүүлэн гаргасан бусад хууль тогтоомж, эрхийн акт болон Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар, энэхүү дүрмийг удирдлага болгон ажиллана.

1.3 Байгууллагын архив нь зөвхөн тухайн байгууллагын баримтыг хадгалж буй анхан шатны архив болно.

1.4 Байгууллагын архивын үйл ажиллагаанд хяналт шалгалт хийх, үнэлгээ дүгнэлт гаргах, удирдлага зохион байгуулалтаар хангах ажлыг “Баримт бичиг нягтлан шалгах комисс” тус тус хариуцан ажиллана.

1.5 Архивыг тусгай өрөө, тасалгаанд байрлуулж, шаардлагатай техник хэрэгслээр хангана.

1.6 Архивын албанд шинээр томилогдсон мэргэжилтэнд архив, албан хэрэг хөтлөлтийн холбогдолтой хууль, дүрэм, журам, заавар бусад шаардлаагатай материалыг танилцуулж ажлын зааварчлага өгнө.

1.7 Архивын үйл ажиллагаа, чиг үүргийг биечлэн зохион байгуулж, хариуцан ажиллах ажилтан нь архив хариуцсан мэргэжилтэн байх бөгөөд тухайн ажилтныг Албаны даргын тушаалаар томилж, чөлөөлнө.

1.8 Архив хариуцсан мэргэжилтэн өвчтэй, чөлөөтэй, ээлжийн амралттай зэрэг шалтгаанаар чөлөөтэй байх хугацаанд ажил үүргийн хуваариар түр орлон ажиллах аудитор ажлын байрыг түр орлоно.

2. Архивын үндсэн үйл ажиллагаа

2.1 Байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт боловсруулах

2.1.1. Салбарын хэмжээнд хөтлөх хэргийн нэгдсэн жагсаалт батлагдсаны дараа байгууллага өөрт хамааралтай бүлгүүдийг түүвэрлэн авч, түүний дагуу албан хэргээ хөтөлж, явуулна.

2.1.2. Архив хариуцсан мэргэжилтэн хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг мэргэжилтнүүдийн саналыг харгалзан боловсруулна.

2.1.3. Байгууллагын үйл ажиллагааны бүтэц, чиг үүрэгт өөрчлөлт гарвал ХХНЖ-ыг шинээр боловсруулж, мөрдөнө.

2.2 Архивын баримтын нөхөн бүрдүүлэх

2.2.1 Баримт бичгийг оноор нь төрөлжүүлж, дотор нь сар, өдрөөр дараална.

2.2.2 Нэг асуудал, сэдэвт холбогдох баримтуудыг нэр төрлийг нь харгалзахгүйгээр нэгтгэж, хөтлөх хэрэг болгон бүрдүүлж болно.

2.2.3 Хэд хэдэн он дамжин шийдвэрлэсэн хэргийг шийдвэрлэгдэж дууссан онд нь, удаан хугацааны төсөл, төлөвлөгөөг биелүүлж эхэлсэн онд нь, тэдгээрийн биелэлтийг хэрэгжиж дууссан онд нь тус тус ангилан төрөлжүүлнэ.

2.2.4 Байнга болон 70 жил, түр хадгалах баримтыг тус тусад нь ангилж хэрэг бүрдүүлнэ.

2.2.5 Төрийн болон байгууллагын нууцын холбогдолтой баримт бичгээр тусад нь хэрэг бүрдүүлнэ.

2.2.6 Хөтлөгдөж дууссан хэргийг зохион байгуулалтын нэгжийн мэргэжилтнүүд улирал бүрийн эцэст архивт хүлээлгэн өгнө.

2.2.7 Баримтыг зохиож бий болгох, баталгаажуулах, ангилах, хэрэг болгон бүрдүүлэх, ач холбогдолыг үнэлэх, байгууллагын архивт шилжүүлэхэд бэлтгэх зэрэг бүх үйл ажиллагаа нь зохион байгуулалтын нэгжүүд дээр хийгдэнэ.

2.2.8 Аудиторуудын албан хэргээ хөтлөх, бүрдүүлэх ажиллагаанд бичиг хэргийн болон архив хариуцсан мэргэжилтэн хяналт тавина. 2.3 Хэрэг бүрдүүлэх.

Үүнд: 2.3.1 Түр хадгалах хадгаламжийн нэгж 4 см-ээс илүүгүй зузаантай /хадгаламжийн нэгжийн гарчиг, дотоод товьёг, баталгааны хуудастай, хадгаламжийн нэгжийн нүүр бичилт бүрэн байх/

2.3.2 Байнга хадгалах хадгаламжийн нэгж, 70 жил хадгалах хадгаламжийн нэгж 250 хүртэлх хуудастай, 4 см-ээс илүүгүй зузаантай байх /Хадгаламжийн нэгжийн гарчиг, дотоод товьёг, ашиглалтын хуудас, баталгааны хуудастай байх, мөн хуудас дугаарлагдсан байх/ 2.3.3 Хадгаламжийн нэгжийн хуудас 250-иас илүү гарвал тэдгээрийг хэд хэдэн боть болгох,

2.4 Тусгай төрлийн баримтаар сан хөмрөг үүсгэх

2.5 Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах, байнгын хадгалалтанд баримт сонгох болон шилжүүлэн авахтай холбогдсон зохион байгуулалтын арга хэмжээ авч хэрэгжүүлэх

3. Архивын баримтын тоо бүртгэл хөтлөлт

3.1 Архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэл хөтлөх

3.2 Түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл хөтлөх

3.3 70 жил хадгалах баримтын бүртгэл хөтлөх

3.4 Данс /дансны бүртгэл/ хөтлөх

3.5 Түр олгосон баримтын бүртгэл хөтлөх

3.6 Архивын лавлагаа, архивын хуулбар олгосон бүртгэл /баримт ашиглалт/ хөтлөх

4. Архивын баримтын хадгалалт, ашиглалт

4.1 Баримт бичгүүд нь байгууллагын архивт шилжүүлэх хүртэлх хугацаанд тэдгээрийг зохиож бүрдүүлсэн, хянаж шийдвэрлэсэн газарт буюу зохион байгуулалтын нэгжүүдэд төвлөрч хадгалагдана.

4.2 Шийдвэрлэж дууссан хэргүүдийг ажлын байранд гал, усны аюул, тоос шороо, гадны бусад нөлөөнөөд найдвартай хадгалагдсан нөхцөлд хадгална.

4.3 Архив нь зориулалтын шүүгээнд тасалгаанд байх

4.4 Архивын баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцлийг бүрдүүлж, тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах, баримт хадгалалтын горимыг сахих

4.5 Зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөгдөж буй албан хэрэг, тэдгээрийн эмх цэгц, хадгалалтанд хяналт тавих

4.6 Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын мэдээллээр хангах, иргэдэд архивын лавлаагаа олгох

5. Архив хариуцсан мэргэжилтэн ажлаас чөлөөлөгдөх үед архивын баримт хүлээн авах, шилжүүлэх

5.1 Архив хариуцсан мэргэжилтэн ажлаас чөлөөлөгдөх үед архивын баримт, тэдгээрийн тоо бүртгэлийн баримт бичгийг актын дагуу хүлээн авах

5.2 Архив хариуцсан мэргэжилтэн ажлаас чөлөөлөгдөх үед албаны даргын тушаалаар томилогдсон 3-аас доошгүй хүний бүрэлдэхүүнтэй комисс ажлыг хүлээлцэх

6. Архивын үүрэг

6.1 Архивын үйл ажиллагаанд холбогдох хууль, тогтоомж, эрх зүйн акт, заавар, журмыг хэрэгжүүлж ажиллах, сурталчлан таниулах, 6.2 Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн стандартыг мөрдүүлж, зааврын дагуу хөтлүүлэхэд мэргэжил арга зүйн заавар, зөвлөгөө өгч ажиллах

6.3 Архивын үйл ажиллагааны чиглэлийг тодорхойлсон жил, улирлын төлөвлөгөө боловсруулж ажиллах

6.4 Архивт байгаа баримтын хадгалалт хамгаалалт, бүрэн бүтэн байдлыг хангаж, тоо бүртгэлийн баримт бичгийг хөтлөх, эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл лавлагааны санг боловсронгуй болгох

6.5 Архивын баримтын тоо бүртгэл хөтлөх, тоо бүртгэлийн баримт бичгийг цахим хэлбэрт оруулах, архивын үйл ажиллагаанд мэдээллийн технологи нэвтрүүлэх

6.6 Гэмтэж муудсан баримтыг сэлбэн засах , сэргээн шинэтгэх ажлыг зохион байгуулах

6.7 Архив нь жилд 1-ээс доошгүй удаа хэлтсийн даргаар батлуулсан удирдамжийн дагуу зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөгдөж буй хэрэг, тэдгээрийн эмх цэгц, хадгалалтын байдалд хяналт шалгалт хийж, арга зүйн зөвлөгөө өгөх

6.8 Шалгалтын дүнг байгууллагын даргад илтгэх хуудсаар танилцуулах

6.9 Зохион байгуулалтын нэгжийн дарга, ажилтан нь шалгалтын дүн, илтгэх хуудастай танилцаж, холбогдох арга хэмжээ авч ажиллана.

7. Архивын эрх

7.1 Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу заасан хугацаанд байгууллагын архивт баримтаа шилжүүлэхийг холбогдох албан хаагчдаас шаардах

7.2 Байгууллагын архивыг хөгжүүлэх, үйл ажиллагаагаа хэвийн явуулах, боловсронгуй болгохтой холбоотой санал, дүгнэлтээ холбогдох албаны даргад хүргүүлэх

7.3 Архивын үйл ажиллагааг сайжруулах, боловсронгуй болгох талаар албан хаагчдад сургалт семинар зохион байгуулах

7.4 Баримт бичиг нягтлан шалгах комиссыг хуралдуулах, гишүүдийг архивын үйл ажиллагаанд татан оролцуулах

8. Архиваас баримт ашиглуулах

8.1. Хадгаламжийн сангаас дараах тохиолдолд баримт олгоно.

Үүнд: а.байгууллагын ажилтны албан ажлын хэрэгцээнд ашиглуулах

б.бусад байгууллагад түр ашиглуулах

8.2 Хадгаламжийн сангаас баримт түр ашиглуулахаар олгохдоо дараах хугацааг баримтална.

Үүнд: а.байгууллагын ажилтны албан ажлын хэрэгцээнд 30 хүртэл хоног б.бусад байгууллагад 30 хүртэл хоног

8.3. Хадгаламжийн сангаас баримт олгохын өмнө дараах баримт бичгийг бүрдүүлсэн байна. а.байгууллагын ажилтанд олгох баримтын захиалгын хуудас б.бусад байгууллагад баримт түр ашиглуулахаар олгох акт

 

 


Монгол улсын Засгийн газрын 2011 оны 399, 340 дүгээр тогтоолын 5.1-д заасны дагуу гамшгийн аюулын үед  дадлага сургуулийг 2017 оны 03 дугаар сарын 23-ны өдрийн 16:00 цагт зохион байгууллаа.


Сонгинохайрхан дүүргийн Засаг дарга, Дотоод аудитын албаны даргын хамтран баталсан 2017 оны хяналт шалгалтын төлөвлөгөөний дагуу Сонгинохайрхан амралт цогцолборын 2015-2016 оны санхүүгийн баримтад аудитын шалгалт эхлэж байна.