-
СОÐГИÐОХÐЙРХÐРДҮҮРГИЙРДОТООД ÐУДИТЫРÐЛБÐÐЫ ÐРХИВЫРДҮРÐÐœ
ÐÑг. ÐийтлÑг үндÑÑлÑл
1.1 ÐнÑÑ…Ò¯Ò¯ дүрÑм нь байгууллагын архивын баримтын нÑгдÑÑн Ñанг Ò¯Ò¯ÑгÑн, байнгын нөхөн бүрдүүлÑлт хийж, баримт материалыг нÑгтлан шалгах, тоо бүртгÑл хөтлөх, хадгалалт хамгаалалтын горимыг тогтоох, мÑдÑÑлÑл лавлагааны зорилгоор ашиглуулах харилцааг зохицуулна.
1.2 Байгууллагын архив нь үйл ажиллагаандаа Ðрхивын тухай хууль, Төрийн албан Ñ‘Ñны Ñ…Ñлний тухай хууль, Төрийн нууцын тухай хууль, Байгууллагын нууцын тухай хууль, Хувь хүний нууцын тухай хууль Ñ‚ÑдгÑÑрт нийцүүлÑн гаргаÑан буÑад хууль тогтоомж, Ñрхийн акт болон Байгууллагын архивын ажлын үндÑÑн заавар, ÑнÑÑ…Ò¯Ò¯ дүрмийг удирдлага болгон ажиллана.
1.3 Байгууллагын архив нь зөвхөн тухайн байгууллагын баримтыг хадгалж буй анхан шатны архив болно.
1.4 Байгууллагын архивын үйл ажиллагаанд Ñ…Ñналт шалгалт хийх, үнÑлгÑÑ Ð´Ò¯Ð³Ð½Ñлт гаргах, удирдлага зохион байгуулалтаар хангах ажлыг “Баримт бичиг нÑгтлан шалгах комиÑÑ” Ñ‚ÑƒÑ Ñ‚ÑƒÑ Ñ…Ð°Ñ€Ð¸ÑƒÑ†Ð°Ð½ ажиллана.
1.5 Ðрхивыг туÑгай Ó©Ñ€Ó©Ó©, таÑалгаанд байрлуулж, шаардлагатай техник Ñ…ÑÑ€ÑгÑлÑÑÑ€ хангана.
1.6 Ðрхивын албанд шинÑÑÑ€ томилогдÑон мÑргÑжилтÑнд архив, албан Ñ…ÑÑ€Ñг хөтлөлтийн холбогдолтой хууль, дүрÑм, журам, заавар буÑад шаардлаагатай материалыг танилцуулж ажлын зааварчлага өгнө.
1.7 Ðрхивын үйл ажиллагаа, чиг үүргийг биечлÑн зохион байгуулж, хариуцан ажиллах ажилтан нь архив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн байх бөгөөд тухайн ажилтныг Ðлбаны даргын тушаалаар томилж, чөлөөлнө.
1.8 Ðрхив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн өвчтÑй, чөлөөтÑй, ÑÑлжийн амралттай зÑÑ€Ñг шалтгаанаар чөлөөтÑй байх хугацаанд ажил үүргийн хуваариар түр орлон ажиллах аудитор ажлын байрыг түр орлоно.
2. Ðрхивын үндÑÑн үйл ажиллагаа
2.1 Байгууллагын хөтлөх Ñ…Ñргийн нÑрийн жагÑаалт боловÑруулах
2.1.1. Салбарын Ñ…ÑмжÑÑнд хөтлөх Ñ…Ñргийн нÑгдÑÑн жагÑаалт батлагдÑаны дараа байгууллага өөрт хамааралтай бүлгүүдийг түүвÑрлÑн авч, түүний дагуу албан Ñ…ÑргÑÑ Ñ…Ó©Ñ‚Ó©Ð»Ð¶, Ñвуулна.
2.1.2. Ðрхив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн хөтлөх Ñ…Ñргийн нÑрийн жагÑаалтыг мÑргÑжилтнүүдийн Ñаналыг харгалзан боловÑруулна.
2.1.3. Байгууллагын үйл ажиллагааны бүтÑц, чиг үүрÑгт өөрчлөлт гарвал ХХÐЖ-ыг шинÑÑÑ€ боловÑруулж, мөрдөнө.
2.2 Ðрхивын баримтын нөхөн бүрдүүлÑÑ…
2.2.1 Баримт бичгийг оноор нь төрөлжүүлж, дотор нь Ñар, өдрөөр дараална.
2.2.2 ÐÑг аÑуудал, ÑÑдÑвт холбогдох баримтуудыг нÑÑ€ төрлийг нь харгалзахгүйгÑÑÑ€ нÑгтгÑж, хөтлөх Ñ…ÑÑ€Ñг болгон бүрдүүлж болно.
2.2.3 Ð¥Ñд Ñ…ÑдÑн он дамжин шийдвÑрлÑÑÑн Ñ…Ñргийг шийдвÑрлÑгдÑж дууÑÑан онд нь, удаан хугацааны Ñ‚Ó©Ñөл, төлөвлөгөөг биелүүлж ÑÑ…ÑлÑÑн онд нь, Ñ‚ÑдгÑÑрийн биелÑлтийг Ñ…ÑÑ€Ñгжиж дууÑÑан онд нь Ñ‚ÑƒÑ Ñ‚ÑƒÑ Ð°Ð½Ð³Ð¸Ð»Ð°Ð½ төрөлжүүлнÑ.
2.2.4 Байнга болон 70 жил, түр хадгалах баримтыг Ñ‚ÑƒÑ Ñ‚ÑƒÑад нь ангилж Ñ…ÑÑ€Ñг бүрдүүлнÑ.
2.2.5 Төрийн болон байгууллагын нууцын холбогдолтой баримт бичгÑÑÑ€ туÑад нь Ñ…ÑÑ€Ñг бүрдүүлнÑ.
2.2.6 Хөтлөгдөж дууÑÑан Ñ…Ñргийг зохион байгуулалтын нÑгжийн мÑргÑжилтнүүд улирал бүрийн ÑцÑÑÑ‚ архивт хүлÑÑлгÑн өгнө.
2.2.7 Баримтыг зохиож бий болгох, баталгаажуулах, ангилах, Ñ…ÑÑ€Ñг болгон бүрдүүлÑÑ…, ач холбогдолыг үнÑлÑÑ…, байгууллагын архивт шилжүүлÑÑ…Ñд бÑлтгÑÑ… зÑÑ€Ñг бүх үйл ажиллагаа нь зохион байгуулалтын нÑгжүүд дÑÑÑ€ хийгдÑнÑ.
2.2.8 Ðудиторуудын албан Ñ…ÑргÑÑ Ñ…Ó©Ñ‚Ð»Ó©Ñ…, бүрдүүлÑÑ… ажиллагаанд бичиг Ñ…Ñргийн болон архив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн Ñ…Ñналт тавина. 2.3 Ð¥ÑÑ€Ñг бүрдүүлÑÑ….
Үүнд: 2.3.1 Түр хадгалах хадгаламжийн нÑгж 4 Ñм-ÑÑÑ Ð¸Ð»Ò¯Ò¯Ð³Ò¯Ð¹ зузаантай /хадгаламжийн нÑгжийн гарчиг, дотоод товьёг, баталгааны хуудаÑтай, хадгаламжийн нÑгжийн нүүр бичилт бүрÑн байх/
2.3.2 Байнга хадгалах хадгаламжийн нÑгж, 70 жил хадгалах хадгаламжийн нÑгж 250 хүртÑлх хуудаÑтай, 4 Ñм-ÑÑÑ Ð¸Ð»Ò¯Ò¯Ð³Ò¯Ð¹ зузаантай байх /Хадгаламжийн нÑгжийн гарчиг, дотоод товьёг, ашиглалтын хуудаÑ, баталгааны хуудаÑтай байх, мөн Ñ…ÑƒÑƒÐ´Ð°Ñ Ð´ÑƒÐ³Ð°Ð°Ñ€Ð»Ð°Ð³Ð´Ñан байх/ 2.3.3 Хадгаламжийн нÑгжийн Ñ…ÑƒÑƒÐ´Ð°Ñ 250-Ð¸Ð°Ñ Ð¸Ð»Ò¯Ò¯ гарвал Ñ‚ÑдгÑÑрийг Ñ…Ñд Ñ…ÑдÑн боть болгох,
2.4 ТуÑгай төрлийн баримтаар Ñан хөмрөг Ò¯Ò¯ÑгÑÑ…
2.5 Баримтын Ò¯Ð½Ñ Ñ†Ñнийг нÑгтлан шалгах, байнгын хадгалалтанд баримт Ñонгох болон шилжүүлÑн авахтай холбогдÑон зохион байгуулалтын арга Ñ…ÑмжÑÑ Ð°Ð²Ñ‡ Ñ…ÑÑ€ÑгжүүлÑÑ…
3. Ðрхивын баримтын тоо бүртгÑл хөтлөлт
3.1 Ðрхивт хүлÑÑн авÑан баримтын бүртгÑл хөтлөх
3.2 Түр хадгалах хадгаламжийн нÑгжийн бүртгÑл хөтлөх
3.3 70 жил хадгалах баримтын бүртгÑл хөтлөх
3.4 Ð”Ð°Ð½Ñ /данÑны бүртгÑл/ хөтлөх
3.5 Түр олгоÑон баримтын бүртгÑл хөтлөх
3.6 Ðрхивын лавлагаа, архивын хуулбар олгоÑон бүртгÑл /баримт ашиглалт/ хөтлөх
4. Ðрхивын баримтын хадгалалт, ашиглалт
4.1 Баримт бичгүүд нь байгууллагын архивт шилжүүлÑÑ… хүртÑлх хугацаанд Ñ‚ÑдгÑÑрийг зохиож бүрдүүлÑÑн, Ñ…Ñнаж шийдвÑрлÑÑÑн газарт буюу зохион байгуулалтын нÑгжүүдÑд төвлөрч хадгалагдана.
4.2 ШийдвÑрлÑж дууÑÑан Ñ…Ñргүүдийг ажлын байранд гал, уÑны аюул, Ñ‚Ð¾Ð¾Ñ ÑˆÐ¾Ñ€Ð¾Ð¾, гадны буÑад нөлөөнөөд найдвартай хадгалагдÑан нөхцөлд хадгална.
4.3 Ðрхив нь зориулалтын шүүгÑÑнд таÑалгаанд байх
4.4 Ðрхивын баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцлийг бүрдүүлж, Ñ‚ÑдгÑÑрийн бүрÑн бүтÑн байдлыг хангах, баримт хадгалалтын горимыг Ñахих
4.5 Зохион байгуулалтын нÑгжид хөтлөгдөж буй албан Ñ…ÑÑ€Ñг, Ñ‚ÑдгÑÑрийн Ñмх цÑгц, хадгалалтанд Ñ…Ñналт тавих
4.6 Байгууллага, иргÑдийн Ñ…Ò¯ÑÑлтийн дагуу архивын мÑдÑÑллÑÑÑ€ хангах, иргÑдÑд архивын лавлаагаа олгох
5. Ðрхив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн Ð°Ð¶Ð»Ð°Ð°Ñ Ñ‡Ó©Ð»Ó©Ó©Ð»Ó©Ð³Ð´Ó©Ñ… үед архивын баримт хүлÑÑн авах, шилжүүлÑÑ…
5.1 Ðрхив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн Ð°Ð¶Ð»Ð°Ð°Ñ Ñ‡Ó©Ð»Ó©Ó©Ð»Ó©Ð³Ð´Ó©Ñ… үед архивын баримт, Ñ‚ÑдгÑÑрийн тоо бүртгÑлийн баримт бичгийг актын дагуу хүлÑÑн авах
5.2 Ðрхив хариуцÑан мÑргÑжилтÑн Ð°Ð¶Ð»Ð°Ð°Ñ Ñ‡Ó©Ð»Ó©Ó©Ð»Ó©Ð³Ð´Ó©Ñ… үед албаны даргын тушаалаар томилогдÑон 3-Ð°Ð°Ñ Ð´Ð¾Ð¾ÑˆÐ³Ò¯Ð¹ хүний бүрÑлдÑхүүнтÑй комиÑÑ Ð°Ð¶Ð»Ñ‹Ð³ хүлÑÑлцÑÑ…
6. Ðрхивын үүрÑг
6.1 Ðрхивын үйл ажиллагаанд холбогдох хууль, тогтоомж, Ñрх зүйн акт, заавар, журмыг Ñ…ÑÑ€Ñгжүүлж ажиллах, Ñурталчлан таниулах, 6.2 Ðрхив, албан Ñ…ÑÑ€Ñг хөтлөлтийн Ñтандартыг мөрдүүлж, зааврын дагуу хөтлүүлÑÑ…Ñд мÑргÑжил арга зүйн заавар, зөвлөгөө өгч ажиллах
6.3 Ðрхивын үйл ажиллагааны чиглÑлийг тодорхойлÑон жил, улирлын төлөвлөгөө боловÑруулж ажиллах
6.4 Ðрхивт байгаа баримтын хадгалалт хамгаалалт, бүрÑн бүтÑн байдлыг хангаж, тоо бүртгÑлийн баримт бичгийг хөтлөх, ÑрдÑм шинжилгÑÑ, мÑдÑÑлÑл лавлагааны Ñанг боловÑронгуй болгох
6.5 Ðрхивын баримтын тоо бүртгÑл хөтлөх, тоо бүртгÑлийн баримт бичгийг цахим Ñ…ÑлбÑрт оруулах, архивын үйл ажиллагаанд мÑдÑÑллийн технологи нÑвтрүүлÑÑ…
6.6 ГÑмтÑж муудÑан баримтыг ÑÑлбÑн заÑах , ÑÑргÑÑн шинÑтгÑÑ… ажлыг зохион байгуулах
6.7 Ðрхив нь жилд 1-ÑÑÑ Ð´Ð¾Ð¾ÑˆÐ³Ò¯Ð¹ удаа Ñ…ÑлтÑийн даргаар батлуулÑан удирдамжийн дагуу зохион байгуулалтын нÑгжид хөтлөгдөж буй Ñ…ÑÑ€Ñг, Ñ‚ÑдгÑÑрийн Ñмх цÑгц, хадгалалтын байдалд Ñ…Ñналт шалгалт хийж, арга зүйн зөвлөгөө өгөх
6.8 Шалгалтын дүнг байгууллагын даргад илтгÑÑ… хуудÑаар танилцуулах
6.9 Зохион байгуулалтын нÑгжийн дарга, ажилтан нь шалгалтын дүн, илтгÑÑ… хуудаÑтай танилцаж, холбогдох арга Ñ…ÑмжÑÑ Ð°Ð²Ñ‡ ажиллана.
7. Ðрхивын Ñрх
7.1 Хөтлөх Ñ…Ñргийн нÑрийн жагÑаалтын дагуу зааÑан хугацаанд байгууллагын архивт баримтаа шилжүүлÑхийг холбогдох албан Ñ…Ð°Ð°Ð³Ñ‡Ð´Ð°Ð°Ñ ÑˆÐ°Ð°Ñ€Ð´Ð°Ñ…
7.2 Байгууллагын архивыг хөгжүүлÑÑ…, үйл ажиллагаагаа Ñ…Ñвийн Ñвуулах, боловÑронгуй болгохтой холбоотой Ñанал, дүгнÑлтÑÑ Ñ…Ð¾Ð»Ð±Ð¾Ð³Ð´Ð¾Ñ… албаны даргад хүргүүлÑÑ…
7.3 Ðрхивын үйл ажиллагааг Ñайжруулах, боловÑронгуй болгох талаар албан хаагчдад Ñургалт Ñеминар зохион байгуулах
7.4 Баримт бичиг нÑгтлан шалгах комиÑÑыг хуралдуулах, гишүүдийг архивын үйл ажиллагаанд татан оролцуулах
8. ÐÑ€Ñ…Ð¸Ð²Ð°Ð°Ñ Ð±Ð°Ñ€Ð¸Ð¼Ñ‚ ашиглуулах
8.1. Хадгаламжийн ÑÐ°Ð½Ð³Ð°Ð°Ñ Ð´Ð°Ñ€Ð°Ð°Ñ… тохиолдолд баримт олгоно.
Үүнд: а.байгууллагын ажилтны албан ажлын Ñ…ÑÑ€ÑгцÑÑнд ашиглуулах
б.буÑад байгууллагад түр ашиглуулах
8.2 Хадгаламжийн ÑÐ°Ð½Ð³Ð°Ð°Ñ Ð±Ð°Ñ€Ð¸Ð¼Ñ‚ түр ашиглуулахаар олгохдоо дараах хугацааг баримтална.
Үүнд: а.байгууллагын ажилтны албан ажлын Ñ…ÑÑ€ÑгцÑÑнд 30 хүртÑл хоног б.буÑад байгууллагад 30 хүртÑл хоног
8.3. Хадгаламжийн ÑÐ°Ð½Ð³Ð°Ð°Ñ Ð±Ð°Ñ€Ð¸Ð¼Ñ‚ олгохын өмнө дараах баримт бичгийг бүрдүүлÑÑн байна. а.байгууллагын ажилтанд олгох баримтын захиалгын Ñ…ÑƒÑƒÐ´Ð°Ñ Ð±.буÑад байгууллагад баримт түр ашиглуулахаар олгох акт